7 reglas para gestionar Gmail al máximo

Es evidente que Gmail es el gestor on-line de correo electrónico más utilizado. Es un sistema muy completo y que funciona realmente bien teniendo en cuenta algunos #bricoKX para aprender a gestionarlo adecuadamente.

Organizar la bandeja de entrada

Gmail cuenta con diferentes opciones para organizar la bandeja de entrada. Podemos configurar los buzones para que se organicen en mensajes importantes y en otra carpeta las promociones y mensajes de redes sociales.

Para ello solo tenemos que ir a la parte superior derecha, pinchar en el icono con forma de engranaje y a continuación pulsar en Configurar bandeja de entrada. En este apartado podemos seleccionar los buzones que vamos a utilizar y en ellos ver el contenido que queremos que llegue en cada uno de ellos. Si por error llegara un correo a otra bandeja que no es la correcta solo tendremos que pinchar y arrastrarlo a la bandeja correspondiente.

Cómo bloquear todos los correos electrónicos de un contacto

Si queremos bloquear todos los correos electrónicos de un contacto concreto para que no vuelvan a salir notificaciones ni mensajes, es muy sencillo de hacer. Sólo tenemos que abrir uno de los mensajes de esa dirección de correo electrónico y en la parte derecha pinchar sobre los tres puntos en vertical.

En el menú veremos varias opciones y tendremos que pinchar sobre la opción de ‘Bloquear a ……’. También tenemos la opción de marcar los mensajes recibidos de dicha dirección como Spam. Los mensajes seguirán entrando, pero no aparecerán en las notificaciones y entrarán directamente en la carpeta de Spam.

Vincular una o varias cuentas de empresa dentro de Gmail

En la esquina superior derecha volveremos a pinchar sobre el botón de la rueda de engranaje para acceder a la configuración. Una vez dentro, entramos en Cuentas e importación y entramos en los apartados de ‘Enviar como’ y ‘Consultar el correo de otras cuentas’. Dentro del primer apartado tenemos que configurar la vinculación de una cuenta de empresa y Gmail para que se nos envíen todos los correos a dicha cuenta de empresa. En el segundo apartado podemos configurar la opción para recibir los mensajes de esa cuenta en Gmail.

En estos dos apartados antes tenemos que pulsar sobre Añadir dirección de correo electrónico e introducir los datos del proveedor de correo electrónico o de la empresa que se encargue de gestionar el buzón de correo electrónico de la cuenta.

Cómo averiguar si los destinatarios han leído correos electrónicos

En Gmail no se puede comprobar si un mensaje ha sido entregado y leído a ciencia cierta, pero si es algo que podemos conseguir a través de terceros. Lo único que tendremos que hacer es instalar una extensión para Google Chrome, y configurarla para empezar a usar. Entonces podremos ver el doble-check igual que en Whatsapp cuando abran nuestros correos, uno cuando haya sido entregado y otro cuando haya sido abierto.

Etiquetas y colores diferentes según la dirección de e-mail que se recibe

Este truco es muy útil, especialmente si tenemos configuradas varias cuentas de correo, para identificar los mensajes que entran y que nuestra bandeja de entrada no sea un caos.

Pincharemos sobre el icono de engranaje, entrando en Configuración y pinchamos en Etiquetas. Dentro de este apartado pincharemos en Nueva etiqueta. A continuación se abrirá un menú donde podremos darle un nombre a la etiqueta. Seguidamente la nueva etiqueta aparecerá en la barra lateral izquierda, y si pulsamos en el botón, que aparece en la derecha respectiva de cada etiqueta, con los tres puntos podemos cambiar el color.

El siguiente paso se trata de configurar los correos electrónicos que entrarán directamente en su respectiva etiqueta:

En primer lugar, accederemos al engranaje, entraremos en la Configuración > Cuentas e importación, pincharemos en Consultar el correo de otras cuentas y dentro pincharemos en Editar información. A continuación se abrirá el mismo proceso que antes y sólo tendremos que pinchar en ‘Etiquetar los mensajes entrantes con’ para definir los correos y remitentes prioritarios en nuestra bandeja de entrada.

En segundo lugar, podemos diferenciar la prioridad de los correos electrónicos entre destacados y prioritarios de la siguiente manera:

Desde Gmail web podemos encontrar a la izquierda del nombre del remitente dos iconos diferentes: unaestrella y una flecha hacia la derecha. Si pinchamos sobre la estrella podemos destacar el mensaje, y si pinchamos sobre la flecha lo marcaremos como importante. La opción de destacar es para mensajes concretos mientras que la etiqueta es para contenido importante.

Mencionar a personas en un correo electrónico

Hace algún tiempo Gmail añadió un sistema de menciones para que se pudiera citar a alguien dentro de los correos electrónicos. La única condición es que la persona que mencionemos tiene que aparecer en nuestra agenda de contactos y para mencionarlo tan solo tenemos que poner un ‘@’ y después su nombre. En ese momento el sistema irá sugiriendo contactos según las letras que vayamos escribiendo. Esto puede resultar muy útil para encontrar un contacto sin la necesidad de escribir el nombre entero.

Enviar correos electrónicos con otra dirección

Uno de los trucos más útiles y necesarios, si disponemos de varias cuentas configuradas, es la opción de poder escoger  el remitente de la respectiva cuenta con la que queremos enviar el mensaje.

Al igual que en el resto de gestores de correo electrónicos, cuando vamos a escribir un nuevo mensaje, tenemos un campo configurable ‘De’ y, a su derecha, podemos ver la dirección de correo a la que le vamos a enviar el mensaje. Si no apareciera este campo podemos obtenerlo activándolo en las opciones que aparece a la izquierda de los campos de agregar contactos, dentro de Nuevo mensaje. Al pulsar en esta dirección se va a abrir un menú en el que podemos ver todas las direcciones desde donde podemos enviar el mensaje. Solo tenemos que pulsar encima del que queramos y después escribir y enviar el mensaje. También podemos personalizar diferentes firmas y agregarlas a las respectivas cuentas agregadas, guardando previamente antes de seleccionar otra cuenta del desplegable de cuentas.

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