Una firma digital es un sello de autenticación electrónico cifrado en una información digital, como mensajes de correo electrónico, macros o documentos electrónicos. La firma confirma que la información proviene del firmante y no se ha modificado. Podemos crear firmas digitales para proteger documentos importantes como contratos, arrendatarios, etc. solicitando que solo lo pueda modificar el firmante solicitado. Se considera que los documentos firmados, que cuentan con una fecha válida, tienen firmas válidas, sin importar la antigüedad ni el estado de revocación del certificado de firma.

 

Hay dos tipos de firmas digitales; las líneas de firma en documentos Word y Excel de MS Office, y los certificados de seguridad digitales que pueden contratarse de manera externa a Microsoft, a través de entidades emisoras de certificados (CA) ofreciendo una seguridad más específica y alta, como Global Sign e IdenTrust, entre otros.

Una entidad emisora de certificados es una entidad similar a un notario público. Emitiendo certificados digitales, firma certificados para comprobar su validez y realiza un seguimiento de qué certificados se han revocado o han caducado. Una firma digital no es lo mismo que una firma de mensaje, que es un saludo personalizable. Una firma digital agrega un código único a un mensaje que solo proviene del identificador digital del verdadero remitente, protegiendo así el documento.

Una línea de firma es parecida a un marcador de posición de firma tradicional que puede aparecer en un documento impreso. Aunque funciona de forma diferente, cuando insertamos una línea de firma en un documento de MS Office, el autor puede especificar información sobre el firmante correcto e instrucciones para el firmante. Cuando se envía una copia electrónica del archivo para el firmante correcto, la persona que ve la línea de firma, con una notificación donde se solicita su firma, puede escribir una firma, seleccionar una imagen con la firma o firmar directamente en un dispositivo con la opción táctil. Cuando la persona firmante agrega una representación de la firma al documento, se agrega una firma digital al mismo tiempo para autenticar la identidad del firmante.

Para crear una firma en Word o Excel seguiremos los siguientes pasos;

En el documento u hoja de cálculo, colocamos el puntero en el lugar donde deseamos crear una línea de firma. A continuación, en la pestaña Insertar, en el grupo Texto, pinchamos en la lista Línea de firma y después seleccionamos Línea de firma de Microsoft Office.

Escribimos la información pertinente en el cuadro de diálogo de la Configuración de firma que queramos que aparezca;

Podemos marcar la opción para permitir que el firmante escriba una razón para firmar, y la opción de que aparezca la fecha en la que se firmó el documento.

Repetir los pasos anteriores tantas veces como firmas se deseen agregar al documento. Si permanece sin firmar, mostrará un mensaje de aviso en la barra de mensajes Firmas. “Haga clic en el botón Ver firmas para completar el proceso de firma”.

Si el archivo procede de una fuente fiable, seleccionar “abrir vista de todos modos”. Rellenar, junto la X, con nuestro nombre, bien con el teclado o con la función táctil de un Table PC. Si deseamos añadir la imagen de una firma, seleccionar añadir imagen.

Para quitar la firma, desde el botón derecho seleccionamos “quitar firma” y, posteriormente, suprimir el cuadro de dialogo.